بخش اول ـ ثبت نام در نمايشگاه و پرداخت هزينه اجاره بهاء غرفه
1- متقاضيان ثبت نام در نمايشگاه مي بايد فرم درخواست مشارکت را تکميل و در مهلت تعيين شده به برگزار کننده تحويل نمايند.
2- برگزار کننده در پذيرش درخواستها اختيار تام دارد.
3- شرکت کنندگان بايد کل هزينه مشارکت را بر اساس فضاي مورد درخواست به هنگام ثبت نام به شماره حساب اعلام شده پرداخت و رسيد آنرا به همراه فرم هاي درخواست مشارکت به برگزار کننده تحويل نمايند.
4- لطفاً قبل از تاييد مشارکت از سوي برگزار کننده نسبت به واريز وجوه اقدام ننماييد. واريز وجه ثبت نام قبل از تاييد برگزار کننده هيچگونه حقي را براي واريز کننده ايجاد نمي کند.
5- در صورت پرداخت وجه مشارکت بصورت چک، تنها چک شرکت متقاضي قابل پذيرش بوده و برگزار کننده از پذيرفتن چک اشخاص و يا چک ساير شرکتها از سوي شرکت کنندگان معذور مي باشد.
6- نظم و ترتيب متقاضيان در انجام به موقع مراحل مختلف ثبت نام (تکميل فرم ها بطور دقيق و کامل، واريز وجه، تحويل رسيد پرداخت و . . . ) در تخصيص مکان مناسبتر موثر خواهد بود.
7- مطالب مندرج در فرم ثبت نام از سوي متقاضي، ملاک اقدامات بعدي قرار مي گيرد. لذا متراژ قيد شده در فرم ثبت نام و همچنين نوع غرفه از نظر با تجهيزات يا بدون تجهيزات بودن آن تنها براساس مندرجات فرم ثبت نام مد نظر قرار خواهد گرفت.
8- درج مشخصات شرکت کنندگان و شرح فعاليت آنها در کتاب رسمي نمايشگاه به دو زبان فارسي و انگليسي توسط برگزار کننده به صورت رايگان انجام خواهد شد. اين امر اجباري بوده و کليه شرکت کنندگان به منظور گردآوري مجموعه اي پربار و مفيد ملزم به ارائه به موقع اطلاعات و مشخصات خود به هر دو زبان فارسي و انگليسي بطور کامل مي باشند.
9- اطلاعات تکميل شده در فرم مشارکت توسط شرکت کنندگان به همان صورت در کتاب نمايشگاه درج مي شود و در صورت نقص يا عدم صحت آنها مسئوليتي متوجه برگزار کننده نخواهد بود.
10 - درخواست اعمال هرگونه تغييري در مندرجات فرم ثبت نام يا ساير فرمها، تنها بصورت مکتوب توسط شرکت کننده امکانپذير خواهد بود.
تذکر : پس از ثبت نام اولیه ، مشارکت کننده نسبت به واریز مبلغ ۲۵ درصد از متراژ ثبت نامی بعه حساب برگزارکننده اقدام خواهد نمود. شایان ذکر است در صورت جانمایی قطعی مبلغ فوق به عنوان پیش پرداخت محسوب خواهد شد و در صورت انصراف قبل از مرحله جانمایی قطعی هیچ گونه وجهی مسترد نخواهد شد و وجه پرداختی بعنوان هزینه کارشناسی اخذ خواهد گردید.

بخش دوم ـ ضوابط مربوط به عرضه و نمايش کالاهاي نمايشگاهي
11- شرکت کنندگان تنها مجاز به عرضه آن دسته از کالاهايي مي باشند که در چارچوب موضوع نمايشگاه قرار دارد. در صورت توليد چند نوع محصول توسط يک واحد توليدي و يا ورود چند نوع کالا توسط يک واحد بازرگاني، صرفاً نمايش کالاهاي مرتبط با موضوع نمايشگاه مجاز بوده و ارائه ساير اقلام ممنوع مي باشد.
12- کالاها و محصولات مورد عرضه در نمايشگاه بايد از کيفيت بالا و مناسب ارائه در يک نمايشگاه بين المللي برخوردار بوده به گونه اي که در صورت حضور شرکتهاي خارجي قابليت مقايسه با نمونه هاي مشابه خارجي را داشته باشند.
13- فروش مستقيم کالاها در محل غرفه و در ايام برپايي نمايشگاه ممنوع مي باشد. غرفه داران محترم تنها مجاز به بازاريابي کالا يا خدمات خود در محل نمايشگاه و تحويل آنها در محل فروشگاه يا شرکت خود مي باشند.
14- کالاهاي عرضه شده در نمايشگاه با شعائر اسلامي مغايرت نداشته باشند.
15- نمايش اقلام تبليغاتي مانند پوستر، بروشور، کاتالوگ، عکس، فيلم و . . . مربوط به کالاهاي خارجي که در آنها از تصاوير مغاير با شعائر اسلامي استفاده شده است در محل غرفه ممنوع مي باشد.

بخش سوم ـ ضوابط و نحوه محاسبه هزينه ارزي يا ريالي غرفه ها

1-      نمايش کالا با برند يا نام ايراني، توسط واحدهاي توليدي صنعتي داراي پروانه بهره برداري و گواهي فعاليت صنعتي، کارت شناسايي کارگاه معتبر و يا واحد توليدي صنفي داراي پروانه صنفي توليدي، که در داخل و يا مناطق آزاد تجاري و يا ويژه اقتصادي توليد وارائه مي گردند. مشمول پرداخت هزينه به صورت ريالي مي باشند.

2-      نمايش کالا با برند يا نام ايراني که در داخل توليد و تحت ليسانس و يا محصول مشترک کشورهاي خارجي معرفي مي گردد مشمول پرداخت هزينه به صورت ريالي مي باشد.

3-      نمايش کالا با برند خارجي که بر اساس سرمايه گذاري مشترک شرکتهاي ايراني و خارجي در ايران توليد و داراي مجوز از وزارت امور اقتصادي و دارايي و مصوبه هيات دولت مي باشد، مشمول پرداخت هزينه به صورت ريالي مي باشد.

4-      نمايش نمونه کالاي خارجي به منظور مقايسه با کالاي داخل، توسط واحدهاي توليدي داراي پروانه بهره برداري از مراجع ذيربط، در صورت تجميع نمونه در حداقل فضا ( به تناسب نوع و ابعاد نمونه) و عدم اقدام به بازاريابي، مشمول پرداخت هزينه به صورت ريالي مي باشد.

5-      نمايش ماشين آلات خارجي صرفاً به عنوان ابزار کار در ارتباط با نمايش نوع فعاليت، توسط واحدهاي توليد به شرط پوشاندن برند خارجي و عدم تبليغ آن مشمول پرداخت هزينه به صورت ريالي مي باشد.

6-      معرفي خلاقيتهاي فني، نرم افزاري ( اتوماسيون) در صورت عدم تبليغ شرکتهاي خارجي ( به صورت پوستر، بروشور، کالا و ...) مشمول پرداخت هزينه به صورت ريالي مي باشد.

7-      مشارکت اتاقهاي مشترک بازرگاني ايران و ساير کشورها، صرفاً بدون ارائه کالا، مشمول پرداخت هزينه به صورت ريالي مي باشد.

8-      مشارکت شرکتهاي عرضه کننده خدمات مشاوره اي، پيمانکاري طرح و اجرا، طراحي سيستم و موارد مشابه صرفاً بدون ارائه کالا و يا هرگونه تبليغ برند خارجي، مشمول پرداخت هزينه به صورت ريالي مي باشد. درغير اينصورت مشمول پرداخت هزينه به صورت 30 درصد ارزي و 70 درصد ريالي خواهد بود.

9-      مشارکت آژانسهاي مسافرتي و گردشگري در صورت عدم تبليغ نمايندگي خارجي، مشمول پرداخت هزينه به صورت ريالي مي باشد.

10-  مشارکت نشريات داخلي اعم از روزنامه، مجله، بولتن، ويژه نامه، آگهي نامه و امثالهم که با تبليغ توامان شرکتهاي داخلي و خارجي منتشر مي گردند مشمول پرداخت هزينه به صورت ريالي مي باشد. بديهي است تبليغ برند يا نمايندگي شرکتهاي خارجي در غرفه تخصيص يافته به نشريات ( از طريق نصب بنر، پخش فيلم، توزيع سي دي، کاتالوگ وبروشور مستقل خارجي و ... ) ممنوع مي باشد.

11-  معرفي خدمات پس از فروش کالاهاي خارجي در جهت رفاه مصرف کننده توسط نمايندگان مجاز داخلي (با ارائه پروانه صنفي و معرفي نامه کتبي از شرکت مربوطه) و با رعايت عدم ارائه کالا و قطعات منفصله، مشمول پرداخت هزينه به صورت 30 درصد ارزي و 70 درصد ريالي مي باشد.

12-  محصولات خارجي وارد شده در کشور به صورت فله که پس از بسته بندي و با مخلوط با کالاي ايراني ( با هر نام يا برند ايراني و با درج يا عدم درج تحت ليسانس) توسط مشارکت کننده داخلي به نمايش گذاشته مي شود، به ميزان فضاي اشغال شده، مشمول پرداخت هزينه به صورت 70 درصد ارزي و 30 درصد ريالي مي باشد.

13-  نمايش کالاي توليد داخل که با برند خارجي(به استثنا موارد بند 4) تبليغ گردد، مشمول پرداخت هزينه بهصورت 30 درص ارزي و 70 درصد ريالي مي باشد.

14-  تخصيص فضا به نمايندگيهاي بازاريابي و فروش نمايشگاههاي خارجي،در صورت ارائه تفاهمنامه با مجري داخلي،مشمول پرداخت هزينه بصورت 30 درصد ارزي و 70 درصد ريالي مي باشد.در غير اينصورت مشمول پرداخت هزينه بصورت 100 درصد ارزي خواهد بود.

15-  مشارکت کننده بخش غرف ريالي صرفا مجاز به ارائه و تبليغ کالا،خدمات و فعاليت خود با نام ايراني مي باشد و در صورت عدم رعايت موضوع مشمول پرداخت هزينه بصورت 100 درصد ارزي مي باشد.

16-  نمايش کالايي که مستقيما در خارج از کشور توليد شده،مشمول هزينه بصورت ارزي مي باشد.

17-  -تبليغ واردات به هر نحو و عرضه بروشور،فيلم،عکس،کاتالوگ،بنر و موارد مشابه در رابطه با تبليغ کالا و يا شرکت هاي خارجي،مشمول پرداخت هزينه بصورت ارزي مي باشد.

18-  تبليغ نمايندگي انحصاري و يا رسمي شرکتهاي خارجي  مشمول پرداخت هزينه بصورت ارزي مي باشد.

19-  شرکت هاي توليدي بازرگاني ايراني که بمنظور توليد و نمايش کالاي توليد داخل و نيز کالاي خارجي در نمايشگاه مشارکت  دارند  مي بايستي کالا يا خدمات مربوط به بخش خارجي را در فضايي کاملا متمايز و در متراژ تفکيک شده(با ابعاد استاندارد) از بخش داخلي و با رعايت حداقل متراژ(12 متر) عرضه نمايند.در غير اينصورت کل فضاي غرفه بصورت ارزي محاسبه خواهد شد.

20-  تخصيص هرگونه فضا جهت احداث محل تشريفات (VIP) مطابق با نوع مشارکت اعم از ريالي و ارزي عينا محاسبه و دريافت خواهد شد.

21-  پس از افتتاح نمايشگاه کميته ارزي و ريالي بهمراه مجري نسبت به بازديد از کليه غرف اقدام و در صورت مشاهده هرگونه مغايرت، مراتب طي صورتجلسه تنظيمي که به امضاء مجري رسيده است اعلام و مجري موظف به پرداخت وجه مربوطه مي باشد.بديهي است نظارت بر عملکرد غرف در طول دوره برگزاري استمرار خواهد داشت.

بخش چهارم ـ امور فني و ساخت و ساز غرفه ها
32- حداقل متراژ غرفه هاي پيش ساخته با تجهيزات 12 مترمربع مي باشد.
33- غرفه هاي پيش ساخته، با تجهيزات متعارف در اختيار شرکت کنندگان قرار مي گيرد. تجهيزات متعارف شامل پانل بندي اطراف، موکت کف، پيشاني نويسي، يک عدد پريز برق، روشنايي (3 عدد لامپ 100 وات)، 1 عدد ميز و 2 عدد صندلي به ازاء هر مترمربع مي باشد.
35- حداقل متراژ فضاي باز 30 مترمربع مي باشد.
36- شرکت کنندگاني که فضاي بدون غرفه سازي درخواست نموده و راساً اقدام به ساخت و تجهيز غرفه خود نمايند بايد شرکت پيمانکار غرفه سازي خود را حداکثر 20 روز قبل از نمايشگاه کتباً به برگزار کننده معرفي نمايند. بدون معرفي کتبي غرفه ساز، امکان همکاري هاي بعدي از سوي برگزار کننده با وي مقدور نخواهد بود.
37- شرکت کنندگان محترم مي بايد تمامي ضوابط و دستورالعمل هاي فني مربوط به ساخت و ساز غرفه را به پيمانکار خود گوشزد نمايند. بديهي است با توجه به اينکه برگزار کننده هيچگونه ارتباط حقوقي با پيمانکاران غرفه ساز ندارد، لذا در صورت وارد شدن خسارت به تاسيسات و تجهيزات سالن از سوي پيمانکار غرفه سازي يا رعايت نکردن ضوابط و مقررات جاري توسط وي، شرکت کننده اصلي مسئول جبران خسارت وارده خواهد بود.
38- لطفاً پس از تحويل گرفتن مکان غرفه خود، جهت استفاده از انشعابات برق و آب و يا هرگونه ملزومات ديگر مراتب را حتماً با مدير سالن هماهنگ نموده و از استفاده از تابلوي برق سالن، کابل ها، لوله هاي آب، شير آتش نشاني و ساير امکانات سالن بدون هماهنگي با مدير سالن خودداري فرماييد. بديهي است در صورت ورود خسارت به تجهيزات فوق توسط شرکت کننده يا پيمانکار ساخت غرفه، جبران خسارت مربوطه برعهده شرکت کننده خواهد بود.
39- در صورتيکه ساخت و ساز غرفه توسط شرکت کننده يا پيمانکار وي انجام مي پذيرد و چنانچه ارتفاع غرفه بالاتر از غرفه هاي مجاور باشد، ضروري است که قسمتهاي پشت سازه ها به ويژه نئوپان، چوب و شبکه هاي آهني، رنگ آميزي و يا با دکور مناسب پوشانيده شود تا موجب بدمنظره شدن غرفه هاي مجاور نگردد. ضمناً بر روي قسمت هاي پشت کار که مشرف به حريم غرفه هاي مجاور مي باشد نوشتن تبليغات يا نام شرکت مجاز نخواهد بود.
40-
41- براي غرفه هاي موضوع بند فوق انشعابات برق فقط تا محل نزديکترين پست برق سالن تامين مي شود لذا ضروري است اينگونه شرکت کنندگان نسبت به تهيه کابل برق به متراژ لازم، تابلو برق، فيوز و ديگر ملزومات مورد نياز خود اقدام نمايند.
42- به غرفه هاي بدون پيش ساخته تنها زمين غرفه تعلق خواهد گرفت و تامين تمامي وسايل ساخت و دکوراسيون و نيز تجهيزات داخل غرفه بر عهده شرکت کننده خواهد بود.
43- در صورت نياز به برق 3 فاز و يا خط تلفن، مراتب بايد حداقل 30 روز قبل از افتتاح کتباً به برگزار کننده اعلام گردد.
44- در صورت نمايش ماشين آلات و دستگاههاي سنگين، حجيم و يا مرتفع و نيز ماشين آلات با مصرف برق بيش از 5 کيلو وات، مراتب بايد 30 روز قبل از افتتاح به اطلاع و تاييد برگزار کننده برسد.
45- در صورت احداث غرفه در 2 طبقه، هزينه کل متراژ طبقه دوم بر مبناي 50% هزينه معمول اجاره بهاء غرفه با تجهيز محاسبه و اخذ خواهد شد.
46- در صورتيکه ساخت غرفه در دو طبقه انجام مي پذيرد، شرکت کننده مکلف است حداقل 20 روز قبل موضوع را بصورت مکتوب با ذکر ارتفاع و نوع کاربري طبقه دوم به برگزار کننده اعلام نموده و پس از تاييد برگزار کننده طرح خود را اجرا نمايد. در غير اينصورت چنانچه به هنگام اجراي طرح و ساخت غرفه با مشکلي مواجه شود مسئوليتي متوجه برگزار کننده نخواهد بود.
47- ورود هرگونه تجهيزات غرفه سازي به داخل نمايشگاه مستلزم اخذ مجوز از واحد طراحي و غرفه آرايي شرکت سهامي نمايشگاههاي بين المللي ايران مي باشد. بدين منظور شرکت کنندگان محترم يا پيمانکار غرفه ساز مربوطه  مي بايد ضمن ارائه چک تضمين تخليه به برگزار کننده، فرم ورود کالا را دريافت و پس از تکميل به واحد فوق الذکر تحويل نمايند.
48- استفاده از مصالح ساختماني و پانل گچي پيش ساخته جهت دکور غرفه ممنوع بوده و شرکت کنندگان تنها ميتوانند از مصالح و سازه هاي سبک مثل چوب، نئوپان، آلومينيوم و از اين قبيل استفاده نمايند.
49- با توجه به اينکه امکانات آبرساني در همه نقاط سالن هاي نمايشگاهي وجود ندارد لذا در صورت نياز به انشعابات آب جهت نمايش يک دستگاه خاص، مراتب بايد حداقل 45 روز قبل از افتتاح به اطلاع برگزار کننده رسانيده شود.
50- در صورت ورود هرگونه خسارت به غرفه ها و يا وسايل و تجهيزات آنها شرکت کننده موظف به جبران خسارت و پرداخت هزينه مربوطه بر اساس اعلام برگزار کننده مي باشد.

بخش پنجم ـ ضوابط انصراف از مشارکت و يا کاهش فضاي رزرو شده
51- کاهش متراژ يا انصراف از مشارکت تا حداکثر 60 روز قبل از افتتاح نمايشگاه پس از کسر 20% مبلغ واريزي و استرداد  مابقي ميسر خواهد بود. (درخواست ميبايستي کتبي و با اخذ رسيد از ستاد برگزاري باشد.)

52- کاهش متراژ  يا انصراف از مشارکت در فاصله کمتر از 60 روز پذيرفته نشده و هيچ  وجهي عودت نخواهد گرديد ليکن ستاد برگزاري در صورت صلاحديد نسبت به واگذاري محل غرفه به ساير متقاضيان اقدام خواهد نمود.

.52.1- در فاصله زماني کمتر از 60روز تا زمان افتتاح، به هيچوجه درخواست انصراف پذيرفته نخواهد بود و در صورت عدم استفاده از غرفه تخصيص يافته در نمايشگاه هيچگونه وجهي مسترد نشده و برگزار کننده مجاز ميباشد غرفه مربوطه را در صورت عدم استفاده متقاضي اوليه به سايرين واگذار نمايد. لذا از شرکت کنندگان محترم تقاضا دارد قبل از ثبت نام تمامي جوانب و شرايط کاري خود را به درستي سنجيده و پس از حصول اطمينان از امکانات و مقدورات خود نسبت به مشارکت در نمايشگاه اقدام نمايند تا از بروز مسائلي که بر روند اجرايي نمايشگاه بويژه در روزهاي نزديک به افتتاح آن، تاثير منفي باقي مي گذارد جلوگيري شود.

بخش ششم ـ واگذاري و چيدمان غرفه ها
53- تعيين محل غرفه ها و نحوه واگذاري آنها تماماً برعهده برگزار کننده بوده و متقاضي نمي تواند مکان خاصي را انتخاب نموده و يا از قبول مکان تخصيص يافته امتناع ورزد. حتي بعد از دريافت نقشه محل غرفه و رويت آن توسط شرکت کننده، اين احتمال وجود دارد که برگزار کننده به هنگام تحويل غرفه، بنا به دلايل گوناگوني ناگزير از جابجايي و تغيير مکان غرفه تخصيص يافته باشد.در اينصورت برگزار کننده تلاش خواهد نمود تا غرفه جديد واگذار شده حتي المقدور با همان ابعاد قبلي به متقاضي تحويل گردد.
54- مطابق روال معمول نمايشگاهها، برگزار کننده موظف است نقشه محل استقرار غرفه شرکت کنندگان را تا يکماه قبل از افتتاح نمايشگاه به ايشان ارائه نمايد، ليکن در صورتيکه امکان تعيين مکان غرفه قبل از موعد ذکر شده وجود داشته باشد، برگزار کننده با رعايت بند 53 ، اين همکاري را با متقاضي به عمل آورده و حتي در صورت امکان، متقاضي مي تواند در انتخاب مکان غرفه خود اعمال نظر نمايد.
55- برابر دستورالعمل صادره از سوي شرکت سهامي نمايشگاه هاي بين المللي ايران، سالن هاي تحت پوشش از 3 روز قبل از افتتاح در اختيار برگزار کننده قرار مي گيرد. لذا شرکت کنندگان محترم بويژه کسانيکه راساً نسبت به ساخت غرفه اقدام مي کنند موظفند تدارکات لازم و ساخت و سازهاي اوليه غرفه خود را از قبل مهيا نمايند تا در فاصله کوتاه موجود امکان آماده سازي مناسب غرفه فراهم باشد.
56- غرفه هاي پيش ساخته که توسط برگزار کننده احداث ميشود، يک روز قبل از نمايشگاه به غرفه داران تحويل داده خواهد شد.
57 - کليه شرکت کنندگان مکلفند تا ساعت 8 شب قبل از افتتاح نسبت به آماده سازي غرفه و چيدن کالاها و تخليه اقلام اضافي غرفه خود اقدام نمايند، در غيراينصورت و چنانچه اداره حراست نمايشگاه اقدام به بستن سالنها نمايد هيچگونه مسئوليتي متوجه برگزار کننده نبوده و شرکت کننده متاخر موظف است به محض اعلان مسئولين حراست، باقيمانده وسايل غرفه سازي خود را از سالن تخليه و سريعاً نسبت به نظافت غرفه خود و اطراف آن و خروج از سالن اقدام نمايد.
58 - در صورت عدم اتمام به موقع عمليات غرفه سازي از سوي شرکت هايي که راسا اقدام به ساخت غرفه خود مينمايند و با توجه به اينکه اين تاخير موجب بروز مشکلات متعدد در امر برپايي نمايشگاه شده و چهره نمايشگاه را مخدوش مي نمايد، برگزار کننده مي تواند در اين خصوص نسبت به عملکرد شرکت کننده ادعاي خسارت نمايد.
59 - شرکت کنندگان مجاز به واگذاري غرفه خود به ديگران و يا شراکت با ساير واحدها نمي باشند.
60 - شرکت کنندگان اکيداً موظف به رعايت حريم غرفه خود مي باشند. قرار دادن کالاها يا دستگاه ها خارج از حريم قانوني غرفه و تجاوز به فضاي راهروها، حتي فضاهاي خالي و غيرقابل استفاده، مشمول جريمه و در صورت عدم توجه منجر به تعطيلي غرفه خواهد شد.
61 - غرفه داران ملزم به حضور دائمي و فعال در محل غرفه در ساعات برپايي نمايشگاه و پاسخگويي به مراجعين ميباشند.
62- برابر مقررات جاري، نظافت داخل سالن تنها در محدوده راهروها برعهده برگزار کننده بوده و نظافت داخل غرفه ها به عهده غرفه داران خواهد بود، ضمناً نظافت و پاکسازي محوطه نيز بر عهده برگزار کننده مي باشد.
63- در صورت تقاضاي وسايل يا تجهيزات اضافي جهت غرفه ها هزينه مربوطه بطور جداگانه اخذ خواهد شد.
64 - هرگونه ادعا در خصوص متراژ غرفه واگذار شده تنها در 3 روز اول نمايشگاه قابل طرح و بررسي بوده و پس از آن مردود مي باشد.
65 - چنانچه بدليل حجم يا ابعاد خاص کالا، ماشين آلات يا وسايل داخل غرفه، هرگونه افزايشي از سوي شرکت کننده در متراژ غرفه ايجاد شود جزو فضاي غرفه و بعنوان بدهي محسوب شده و قبل از خاتمه نمايشگاه مي بايد نسبت به پرداخت هزينه اضافه متراژ اقدام گردد.

بخش هفتم ـ حفاظت و امنيت غرفه ها
66 - مسئوليت مراقبت و محافظت از غرفه و وسايل آن در ساعات آماده سازي غرفه ها، برپايي نمايشگاه و تخليه غرف برعهده شرکت کننده مي باشد. پس از خاتمه کار نمايشگاه در هر روز نسبت به تخليه سالن ها و پلمب دربهاي ورودي اقدام شده و مسئوليت حراست از غرفه ها برعهده انتظامات نمايشگاه خواهد بود؛ لذا کليه مسئولين غرفه ها مکلفند هر روز قبل از باز شدن درب سالن ها در محل سالن حضور يابند. هرگونه عواقب ناشي از عدم حضور به موقع بر عهده صاحبان غرفه ها مي باشد.
67 - استفاده يا نگهداري مواد آتش زا و کارتن هاي خالي در داخل سالن به ويژه پشت پانل ها ممنوع  مي باشد.
68 - شرکت کنندگان بمنظور پيشگيري از بروز خسارات موظف به بيمه نمودن کالاهاي خود نزد يکي از شرکت هاي بيمه و ارائه بيمه نامه مربوطه به برگزار کننده مي باشند.
69 - بيمه آتش سوزي و حوادث براي کليه شرکت کنندگان اجباري مي باشد.
70 - مسئوليت مفقود شدن وسايل يا کالاي داخل غرفه ها در ساعات داير بودن نمايشگاه که حضور غرفه داران در محل غرفه الزامي است، متوجه غرفه داران مي باشد.
71 - در صورت مفقود شدن وسايل يا کالاي داخل غرفه و يا بروز حادثه اي در محل غرفه، مراتب سريعاً به اطلاع مدير سالن و نگهبان سالن رسانيده شود تا با حضور نماينده حراست نسبت به تنظيم صورتجلسه اقدام گردد. پيگيري اين امر برعهده شرکت کننده مي باشد.
72 - در صورت نمايش اقلام ارزشمند و گرانقيمت که سبک و کم حجم بوده و امکان سرقت آنها وجود دارد، به   غرفه داران محترم توصيه مي شود اينگونه اقلام را هر روز پس از پايان يافتن ساعت کار نمايشگاه با خود خارج نموده و روز بعد مجدداً به همراه بياورند.
73- با توجه به اينکه اکثر کالاها و لوازم داخل غرفه ها قابل اشتعال مي باشند غرفه داران محترم مکلفند جهت دکوراسيون غرفه خود از جوشکاري، برشکاري و هرگونه اقدامي در داخل سالن که احتمال بروز حريق را سبب شود خودداري نموده و وسايل دکوراسيون غرفه خود را بصورت آماده شده و صرفاً جهت مونتاژ به داخل سالن وارد نمايند.

بخش هشتم ـ تخليه و تخريب غرفه ها پس از اختتام نمايشگاه
74- شرکت کنندگان تا آخرين لحظه برپايي نمايشگاه در پايان روز آخر مجاز به ترک يا تخليه غرفه خود نمي باشند. تخليه غرفه ها از صبح روز بعد از خاتمه نمايشگاه آغاز شده و مي بايد حداکثر ظرف 48 ساعت به پايان برسد.
75 - پس از خاتمه نمايشگاه و از زماني که سالن ها جهت تخليه و خروج کالاها و تجهيزات غرفه بازگشايي مي شوند تمامي غرفه داران بايد بمنظور جلوگيري از سرقت يا آسيب رسيدن به تجهيزات غرفه يا کالاها در محل غرفه خود حاضر باشند. حتي در صورتيکه شرکتي آمادگي خروج کالاهاي خود را بلافاصله پس از باز شدن سالن ندارد، ضروري است فردي را بمنظور مراقبت از کالاهاي خود در داخل غرفه بگمارد. لذا پس از بازگشايي سالنها در خاتمه نمايشگاه، مسئوليت حفاظت و نگهداري کالاها و تجهيزات در مقابل سرقت يا آسيب، مستقيماً بر عهده صاحبان کالا خواهد بود.
76 - در صورت عدم تخليه به موقع غرفه، برگزار کننده نسبت به جمع آوري و انتقال وسايل به انبار اقدام نموده  و در اينصورت هزينه جابجايي و انبارداري از صاحب کالا اخذ خواهد شد. ضمن آنکه مسئوليت هرگونه خسارت احتمالي وارد بر عهده صاحب کالا مي باشد.
77 - چنانچه هزينه هاي مشارکت شرکت کنندگان اعم از اجاره بهاء غرفه، ساخت و ساز، هزينه درج مشخصات در کتاب نمايشگاه، اجاره تجهيزات اضافه، هزينه برق اضافي، مابه التفاوت ارزي و . . . بطور کامل پرداخت نشده غرفه داران مجاز به تخليه غرفه و خروج کالاهاي خود نبوده و حق هرگونه پيگيري قانوني براي برگزار کننده محفوظ خواهد بود.
78 - شرکت کنندگاني که راساً نسبت به دکوراسيون غرفه خود اقدام مي کنند بايد پس از پايان نمايشگاه نسبت به تخريب وسايل دکوري و تخليه بقاياي آن اقدام نمايند.

بخش نهم ـ ضوابط صدور کارت شناسايي و کارت پارکينگ
79 - براي مسئولين هر غرفه از سوي برگزار کننده کارت شناسايي صادر خواهد شد، شرکت کنندگان موظفند در تمام مدت حضور در نمايشگاه کارت شناسايي مربوطه را به سينه الصاق نمايند، بدين منظور شرکت کنندگان محترم بايد براساس اعلام برگزار کننده نسبت به تکميل فرم کارت شناسايي و تحويل آن به برگزار کننده اقدام نمايند.
80 - ورود وسايل نقليه در ايام برپايي نمايشگاه به داخل محوطه مطلقاً ممنوع بوده و شرکت کنندگان مي توانند از پارکينگ هاي مجاور محل نمايشگاه استفاده نمايند.

بخش دهم ـ نحوه انجام تبليغات محيطي در زمان برپايي نمايشگاه
81 - انجام هرگونه تبليغات محيطي در ايام برپايي نمايشگاه منوط به کسب مجوز از روابط عمومي شرکت سهامي نمايشگاههاي بين المللي ايران و پرداخت هزينه مربوطه مي باشد، در صورت عدم رعايت اين موضوع اقلام تبليغاتي جمع آوري خواهد شد.
82 - شرکت کنندگان فقط مي توانند اقلام تبليغي خود را درون حريم غرفه خود نصب نمايند و استفاده از فضاي راهرو يا غرفه هاي مجاور بدين منظور ممنوع مي باشد.
83 - نصب يا آويختن هرگونه بنر، پارچه نويسي، پوستر يا اقلام مشابه آنها از سقف سالن ممنوع مي باشد و در صورت عدم توجه مشمول جريمه شده و مبلغ جريمه توسط مسئولين مربوطه در شرکت سهامي نمايشگاههاي بين المللي ايران تعيين و پس از ابلاغ به شرکت کننده، پرداخت آن الزامي خواهد بود.
84 - جهت اجراي تبليغات ذکر شده در بند فوق، شرکت کنندگان مي توانند، اقلام تبليغي خود را از روي ديواره يا سقف غرفه و حداکثر تا ارتفاع 140 سانتي متر بالاتر از غرفه خود نصب نمايند. ( با رعايت محدوديت ارتفاع سالنها)
85- استفاده از وسايل صوتي ـ تصويري به منظور تبليغ کالاها پس از اخذ مجوز از برگزار کننده و به شرط عدم ايجاد مزاحمت براي ساير غرفه داران مجاز خواهد بود.
86. در صورت تمايل به فيلمبرداري يا عکسبرداري از غرفه ها قبلاً بايد با برگزار کننده هماهنگي هاي لازم بعمل آيد.
87 - اقلام تبليغي و چاپي براي کالاها و محصولات خارجي از جمله بروشور، کاتالوگ، عکس، پوستر، نوار ويدئويي و غيره که در نظر است در محل غرفه توزيع شده يا در معرض نمايش قرار گيرد بايد منطبق با معيارهاي اسلامي بوده و حداقل 20 روز قبل از افتتاح به ستاد نمايشگاه ارائه و به تاييد برگزار کننده برسد.
88 - در صورت تمايل به تهيه و چاپ آگهي در کتاب ويژه نمايشگاه (جدا از مشخصات و نوع فعاليت شرکت که در فرم ثبت نام قيد شده) هزينه جداگانه دريافت خواهد شد، بدين منظور برگزار کننده، مجري تهيه و چاپ کتاب نمايشگاه را به واحد متقاضي معرفي خواهد نمود.

بخش يازدهم ـ ساير موارد
89 - شرکت کنندگاني که جهت استفاده از اينترنت نياز به پهناي باند مستقل داشته باشند مي توانند درخواست خود را کتباً و با ذکر ميزان پهناي باند مورد نياز، به برگزار کننده اعلام نمايند تا فرم مربوطه در اختيار ايشان قرار گيرد. تامين اين خدمات توسط شرکت سهامي نمايشگاه هاي بين المللي ايران صورت مي پذيرد و تنها در صورت وجود امکانات لازم در سالن تحت پوشش، ارائه خواهد شد. در اين صورت هزينه مترتب بر اين امر توسط متقاضي به صورت مجزا به شرکت سهامي نمايشگاه هاي بين المللي ايران پرداخت مي گردد.
90 - شرکت کنندگان موظف به رعايت نکاتي هستند که در مکاتبات بعمل آمده از سوي برگزار کننده مطرح ميشود و مسئوليت عواقب ناشي از عدم توجه به مکاتبات و تماسهاي بعمل آمده از سوي برگزار کننده بر عهده شرکت کننده مي باشد.
91 - هرگونه توافقي ميان شرکت کننده و برگزار کننده تنها در صورتي معتبر است که مکتوب و امضاء شده باشد.
92. ورود و تخليه کالاها همراه با جرثقيل تا جلوي درب سالنها و يا در محوطه باز بلامانع مي باشد ولي پس از اتمام ايام نمايشگاه، جابجايي و خروج کالاها از سالنها و محوطه باز (جهت حفظ ايمني کالاهاي ساير مشارکت کنندگان و محيط نمايشگاه) صرفاً توسط پيمانکار مستقر در محل نمايشگاه انجام خواهد شد.
93 - هرگونه ادعا يا شکايت از سوي شرکت کنندگان عليه برگزار کننده تنها تا يکماه پس از پايان نمايشگاه معتبر بوده و پس از آن پرونده مربوط به نمايشگاه مختومه مي گردد. ضمناً هرگونه شکايتي قبل از ارائه به ساير مراجع ذيربط بايد به برگزار کننده ارجاع شود و در صورت عدم حصول توافق، شرکت کننده مي تواند به شرکت سهامي نمايشگاه هاي بين المللي ايران بعنوان حکم مراجعه نمايد.
94 - در صورت بروز وقايع پيش بيني نشده (فورس ماژور) مانند جنگ، زلزله، سيل، طوفان، هرج و مرج، آتش سوزي، تغيير قوانين جاري و . . . که منجر به لغو يا تغيير زمان نمايشگاه شود هيچگونه مسئوليتي متوجه برگزار کننده نبوده و وجوه واريزي پس از کسر هزينه هاي انجام شده توسط برگزار کننده مسترد خواهد شد.
95 - چنانچه تحت شرايط اضطراري شرکت سهامي نمايشگاه هاي بين المللي ايران اقدام به تغيير زمان يا مکان برپايي نمايشگاه نمايد مسئوليتي متوجه برگزار کننده نبوده و برگزاري نمايشگاه تابع شرايط جديد خواهد بود.
96  - در صورتيکه تعداد شرکت کنندگان به هر دليل به حد نصاب لازم نرسد به گونه اي که مانع از تشکيل و برگزاري نمايشگاه گردد، برگزار کننده ناگزير از لغو نمايشگاه خواهد بود و در اين صورت فقط هزينه هايي که به برگزار کننده پرداخت شده مسترد خواهد گرديد.
97  - کليه وجوه قانوني که شرکت کنندگان ملزم به پرداخت آنها هستند از سوي برگزار کننده به صورت رسمي اعلام مي شود، لذا هرگونه وجهي که به صورت غير متعارف از سوي افراد حاضر در محل برگزاري نمايشگاه تحت عنوان مدير سالن، کارگر، نگهبان، باربر، نظافتچي و يا هر نام ديگري در ازاء انجام کاري از شرکت کنندگان مطالبه شود ارتباطي با برگزار کننده نداشته و مورد تاييد نمي باشد.
98 - در صورتيکه به دليل تخلف از مقررات، برگزار کننده ناچار به تعطيل غرفه اي باشد، هيچ يک از وجوه پرداخت شده قابل استرداد نبوده و واحد متخلف نمي تواند ادعايي در اين خصوص مطرح نمايد.
99 - رعايت ضوابط و شئون اسلامي براي تمامي شرکت کنندگان و غرفه داران محترم الزامي مي باشد.
100 - جانمايي غرفه توسط ستاد برگزاري صورت مي پذيرد ملاک جانمايي با در نظر گرفتن شرايط فني سالن، مختصات کالاهاي نمايشي، متراژ درخواستي و اولويت واريز وجه مي باشد. محل و ابعاد غرفه توسط ستاد تعيين شده و اعتراضي در اين خصوص وارد نخواهد بود.

اين مقررات براساس ضوابط و مقررات جاري در نمايشگاه هاي بين المللي و مطابق کنوانسيون اتحاديه جهاني نمايشگاهها تدوين شده و در تمام نمايشگاه هاي معتبر دنيا اجرا مي شود. عدم توجه به آنها برگزار کننده را در پيگيري قانوني عليه متخلفين مخير مي سازد.